7 trucuri pentru a îmbunătăți eficiența businessului tău

Atunci când conduci o companie este necesar să cunoști în permanență soluții de optimizare a afacerii. Chiar dacă activitatea firmei se desfășoară fără probleme, un antreprenor ce vizează performanțe înalte știe că întotdeauna e loc de mai bine. Uneori, proiectele de dezvoltare nu pot fi implementate deoarece angajații oferă mai puțină eficiență și productivitate din cauza sarcinilor manuale care necesită timp. Într-o lume competitivă, întârzierile, erorile sau lipsa datelor și a informațiilor pot face diferența între companii. Dacă vrei să îți menții firma la standarde ridicate sau crezi că a venit timpul să faci mai mult, îți prezentăm șapte idei utile care vor îmbunătăți randamentul business-ului tău.

Automatizarea sarcinilor

În mediul de afaceri actual, automatizarea activităților mecanice de introducere a datelor într-un program de contabilitate a devenit o necesitate. Considerat de mulți întreprinzători un lux, timpul este cea mai prețioasă resursă pentru a dezvolta compania. Tehnologia a avansat extrem de mult, așa că un program de contabilitate depășit poate fi înlocuit cu un software de succes. Astfel, prin eliminarea activităților de rutină, angajații vor avea timp pentru task-uri mai productive care necesită gândire analitică și strategii inteligente.

Un soft contabilitate este prețios pentru orice business deoarece acest departament este cel mai solicitant. Mai mult, nu sunt permise erorile sau întârzierile în introducerea și gestionarea documentelor pentru că întreaga activitate a companiei are de suferit. Pe termen lung, un program contabilitate ingenios simplifică munca, reduce costurile și sporește eficiența afacerii. Administrarea datelor prin intermediul unui software înseamnă rezultate de succes, flexibilitate și ușurință în utilizare, mai mult timp pentru proiecte și conexiune continuă cu actualizările legislative.

Încurajarea comunicării dintre angajați

Nici o afacere nu poate funcționa în mod optim fără colaborarea dintre angajați. În ultima perioadă însă, sunt încurajate discuțiile prin intermediul tehnologiei digitale. Email-urile, sistemele de chat sau oricare alte instrumente de comunicare online sunt de ajutor în trimiterea unui mesaj rapid către colegi. Cu toate acestea, interacțiunea dintre oameni este limitată sau complet eliminată.

Pentru a te bucura de o adevărată echipă și eficiență optimă, este important să te asiguri că angajații tăi sunt confortabili cu comunicarea față în față. Un astfel de contact accelerează procesul de rezolvare a unei probleme, obținerea de răspunsuri sau clarificări. Programele software își au locul lor în companie, însă o discuție de 5 minute poate fi mult mai eficientă decât 20 de mesaje transmise pe email.

Limitarea întreruperilor constante

Distragerea atenției în mod continuu influențează negativ productivitatea angajaților. Dacă la ora 9:00 dimineața are loc o întâlnire de lucru, iar la 11:00 reuniunea departamentului, în mod sigur după acestea urmează pauza de prânz. Astfel, angajații ar putea avea probleme în a-și îndeplini sarcinile eficient. Mai mult, nu doar ședințele pot perturba activitatea, ci și apelurile telefonice, alertele de email constante, notificările de mesaje sau din software-ul de management al proiectelor. În general, durează aproape un minut pentru a relua funcționarea după o întrerupere. Prin urmare, este esențial să ții cont de toate variantele care distrag atenția angajaților și să încerci să limitezi ritmul neregulat al muncii.

Realizarea unei ședințe scurte în fiecare zi

Chiar dacă întâlnirile de lucru sunt o necesitate, acestea se pot prelungi atât de mult încât consumă întreaga zi de lucru. Pentru a acoperi elementele de bază sunt indicate întâlnirile scurte, de 10-15 minute. În fiecare zi, angajații se pot reuni pentru a pune la punct detaliile necesare desfășurării activității. Stabilirea zilnică a indicatorilor cheie și a obiectivelor, celebrarea realizărilor și identificarea oportunităților de îmbunătățire va aduce nenumărate beneficii companiei. În acest fel, toți angajații vor fi în permanență informați cu privire la orice activitate sau evoluție nouă a firmei.

Sarcini unice pentru angajați

Oamenii pot avea potențial de multitasking, dar asta nu înseamnă că sunt neapărat mai productivi. Focalizarea pe o singură sarcină până la finalizarea ei s-ar putea să aducă rezultate impresionante. Un angajat nu va trece la următorul proiect până nu îl termină complet pe cel la care lucrează. În acest fel, compania își permite să facă lucrurile fără întârziere, mult mai repede și mai bine. Atunci când sunt derulate mai multe activități în același timp există posibilitatea de a te simți fals productiv dacă nici una nu este realizată în mod corespunzător.

Descurajarea întâlnirilor “Ai un minut”

Discuțiile neprogramate sunt cele care, de obicei, distrag foarte mult atenția asupra productivității. În realitate, nici o întâlnire nu poate dura doar un minut, așa că se transformă ușor în 15 minute sau mai mult. În plus, se termină cu o gestionare ineficientă a timpului. Desigur, există întotdeauna situații urgente care au nevoie de clarificări, dar asta nu înseamnă că astfel de întâlniri trebuie să devină o regulă.

Urmarea programului stabilit

Atunci când ai un proiect în desfășurare, încercarea de a accelera lucrurile sau eliminarea anumitor etape poate duce la ineficiență. Fără să urmezi programul stabilit ceva ar putea fi ratat, iar mai târziu acest lucru trebuie remediat. Dacă nu realizezi totul conform proceselor definite, proiectul ar putea solicita mai mult timp și bani.

Este benefic pentru afacerea ta să depui eforturi constante în scopul obținerii eficienței. Dezvoltările tehnologice sunt o modalitate extraordinară prin care poți îmbunătăți activitatea companiei. Dezvoltarea și consolidarea business-ului este un obiectiv pe care îl vei atinge doar alături de angajați, așa că ține cont de randamentul și nevoile lor.

foto main: pixabay

---